どうも、ナノです。
先日、元部下から連絡があり、異動先でマルチタスク・Todo管理がうまくできないことが悩みですと相談されました。
わかる！
私も10年近くあれやこれやと試してみて、何とか自分に合う今の方法にたどり着いたので、その苦悩は本当によくわかる…
ということで、元部下に伝えた私のTodo管理方法についてご紹介いたします！特別なツールを使用することもなく誰でも実践可能ですので、Todo管理にお悩みの方はぜひ参考にしてみてください！
ナノのTodo管理方法
私のTodo管理方法は至ってシンプルです。「『何をするか』を書き出すのではなく『ゴールとプロセス』を書き出す」ということと「相手のタスクも含めて書き出す」という2つのルールとそれを補う3つの習慣だけです。
『何をするか』を書き出すのではなく『ゴールとプロセス』を書き出す
私自身、以前は以下のようなTodoリストを作成していました。
- 会議の議事録を作成して、〇〇課長に提出する（＊月＊日まで）
- △△社の＊＊さんに連絡して、〜〜の見積書の作成を依頼する（＊月＊日まで）
- □□のやり方について、＊＊さんに聞く（＊月＊日まで）
これでも「いつまでに何をしないといけないのか」はわかりますが「全体的なスケジュールを把握できているのか」は怪しかったです。
つまり、目先のことの期限を考えても、その先のゴールの期限を考えていなかったために、その後の工程がデスマーチ化してしまう可能性があるということです。
そこで、私はゴールを明確にしてからプロセスを考える管理方法にしました。先ほどのTodoリストを例にすると以下のような書き方に変えました。
・会議の議事録（最終版）を〇〇課長に提出する（＊月＊日まで）
∟〇〇課長指示待ち
∟議事録（ドラフト版）を〇〇課長に提出する（＊月＊日まで）
ゴールを明確にすることでプロセスの期限についても余裕を持ってスケジュールすることができます。ドラフト版を提出して後の課長からの指示は修正かもしれないですし、OKかもしれないですので、そのことを考慮したスケジュールとすることができるということです。
相手のタスクも含めて書き出す
先ほどの例で「〇〇課長指示待ち」ということを書いていました。もしかしたら「そんなこと書く必要ある？」と思われた方もいらっしゃるかもしれませんが、実はこれも重要なポイントなのです。
自分がやるべきことだけを書き出しておくと、プロセスにおける現在位置がわからなくなってしまうことがあります。タスクが1つだけならわかると思いますが、やらなければならないタスクが多くなればなるほど、そのリスクは高まります。今の状態を思い出すことが余計なタスクになってしまい、非常に無駄です。
そこで、現在位置を確認できるよう自分のタスクだけでなく、相手のタスクも書き出しておくのです。
先ほどの例で言えば、課長から提出したドラフト版に対してのコメントがしばらくなければ「先日提出したドラフト版の議事録、どうでしょうか？」と後追いすることも簡単です。
Todo管理を適切に回すための3つの習慣
私のTodo管理方法は「『何をするか』を書き出すのではなく『ゴールとプロセス』を書き出す」ということと「相手のタスクも含めて書き出す」という2つのルールに則って行うだけというシンプルな方法ですが、それを補う3つの習慣があります。
より確実に管理を行うための習慣なので、併せてご紹介いたします。
依頼されたことは期限などを確認するためにとりあえずメモする
メモしなくても大丈夫！って思うような些細なことでも必ずメモするようにしています。そんな些細なことでも忙しいと忘れてしまうことが結構あったからです。
人に何かをお願いしたときに、些細なことでも忘れられると「この人大丈夫かな〜？」って思いませんか？自分がそう思うということは人からもそう思われるということ。どんなことでもメモして忘れないように心がけています。
仕事終わりにメモを見返してリストに反映させる
メモはあくまでもメモです。Todo管理は別のリストで管理しています。メモ帳にはTodo以外のこともメモされているので、メモ帳でTodoを管理しようにも他のこととごちゃ混ぜになってしまいますからね。
仕事終わりに今日書いたメモを見返して、TodoとなるようなことはすべてTodoリストに転記します。そうすることでTodoリストに記載されていないTodoがない状態を作り出し、Todoを覚えておくということに使う頭のキャパシティとエネルギーを節約することができます。
また、転記したTodoリストを確認し、明日以降のスケジュールに反映させていきます。期限を決めても、スケジュールが詰まってしまっていては意味がないですからね。余裕があるときは、Todoに関わっている人、特に上司のスケジュールも確認しています。
仕事を始めるときにTodoリストを開く
当たり前に思われるかもしれませんが、前日確認した今日やるべきこととスケジュールを朝イチで改めて確認します。
その後Todoリストは一日中いつでも見られるようにデスクの上に置いておきます。終わったタスクはすぐに消し込み、終わっていく様子を可視化することで集中して仕事を終わらせていくことでモチベーションが保たれるからです。どんどん終わっていく様子は気持ちいいものです 笑
まとめ
私のTodo管理方法はいかがでしたでしょうか？自分としては割とシンプルにも関わらず、効果的な方法だと思っています。
もし「もう少しこうしたほうがいい！」「自分はこうしているよ！」といったご意見やアドバイスがあれば、ぜひ教えてください！
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